Kişiye özel davetiye nasıl hazırlanır?

Kişiye özel davetiye, her misafirin kendi adının basıldığı davetiyedir. Tasarım bir kez hazırlanır, misafir isimleri bir Excel ya da CSV listesine yazılır ve baskıda listedeki her satır ayrı bir davetiyeye dönüşür. Size düşen iş listeyi doğru kurmak, isimleri kontrol etmek ve baskıdan önce bir örnek kopyayı onaylamaktır.

İsimli davetiye nedir?

İsimli davetiyede metin, tarih, yer ve tasarım tüm kopyalarda aynıdır; yalnızca misafirin adı değişir. Misafir zarfı açtığında herkese yazılmış genel bir hitap yerine kendi adını görür. Düğün, nişan, kurumsal lansman ve özel gün davetiyelerinde isimleri tek tek elle yazmak yerine baskıya bırakmanın yolu budur. Davetiye ve teşekkür kartları etkinlik ve promosyon ürünlerimiz arasında yer alıyor.

Değişken veri baskısı nasıl çalışır?

Bu işin teknik adı değişken veri baskısıdır. Baskı sırasında yazı ya da görsel gibi öğeler, makine durmadan bir kopyadan diğerine değişir; değişen bilgi bir veri dosyasından gelir. En basit hâli Word’deki adres mektup birleştirmeye benzer: her kopyada yalnızca isim ya da hitap değişir.

Tasarımda sabit kalanlar	Listeden gelenler
Davet metni, tarih, saat, adres	Misafirin adı
Fotoğraf, süsleme, renkler	Varsa masa numarası

Dijital baskıda kalıp olmadığı için her sayfa bir öncekinden farklı olabilir; değişken veri baskısı bu yüzden çoğunlukla dijital baskı makineleriyle yapılır. Farkı dijital ve ofset baskı karşılaştırmamızda anlatıyoruz. Sesim Ofset’te isimli davetiyeleri Xerox PrimeLink C9281 dijital baskı makinemizde basıyoruz.

Adım adım hazırlık

1. İsimleri toplayın: davetiye başına bir satır

Listenin her satırı bir davetiye demektir. Bu yüzden listeyi kişi başına değil, davetiye gidecek hane başına kurun: aynı evde yaşayan bir aile için tek satır yeterlidir. Davetli kişi sayısı ile davetiye adedi bu nedenle çoğu zaman farklıdır. Çocukların adını yalnızca onlar da davetliyse yazın.

2. Yazımı kontrol edin

Davetiyede en çok dikkat çeken satır isimdir ve tek harflik bir hata o davetiyenin yeniden basılması demektir.

• Türkçe karakterler: Telefon rehberinden ya da mesajlardan derlenen listelerde isimler Türkçe karaktersiz yazılmış olabilir. “Gulsen Ozturk” değil, “Gülşen Öztürk”. ı ile i’yi, I ile İ’yi ayrıca kontrol edin: Işıl ve İsmail gibi.
• Tam ad: Lakap ve kısaltma yerine misafirin tam adını yazın.
• “Sayın” ve unvanlar: “Sayın” ya tasarımda sabit durur ya da listede her ismin başında yer alır. İkisi birden olursa davetiyede “Sayın Sayın” yazar. Dr. ya da Prof. Dr. gibi unvanları kullanacaksanız doğru yazıldıklarından emin olun.
• Çiftler ve aileler: “Ayşe ve Mehmet Demir”, soyadları farklıysa “Ayşe Kaya ve Mehmet Demir”, aileler için “Demir Ailesi” ya da “Mehmet Demir ve Ailesi” gibi bir biçim seçin. Hangisini seçerseniz seçin, bütün listede aynı biçimi kullanın; kimi satırın büyük harfle, kiminin “Bey” ya da “Hanım” ile yazılması baskıda göze batar.

3. Liste sütunlarını kurun

Davetiyede yazacak adı tek bir sütunda, tam olarak basılacağı biçimde tutun. “Ayşe ve Mehmet Demir” gibi bir ifade, ad ve soyad sütunlarını yan yana getirerek kendiliğinden oluşmaz.

No	Davetiye adı	Masa
001	Ayşe ve Mehmet Demir	4
002	Zeynep Kaya	4
003	Prof. Dr. Selim Arslan ve Ailesi	1

• İlk satır sütun başlıkları olsun ve başlıklar tasarımdaki değişken alanların adıyla eşleşsin.
• Tüm veriyi ilk çalışma sayfasında toplayın; boş satır bırakmayın.
• 001 gibi başında sıfır olan numaraları metin olarak biçimlendirin.
• CSV kaydediyorsanız Türkçe karakterler bozulmasın diye UTF-8 seçin. Listenin ayrıntıları dosya hazırlama rehberimizde.

4. Tasarımda en uzun isme yer bırakın

Tasarım çoğu zaman “Ayşe Kaya” gibi kısa bir örnek isimle yapılır; sonra listedeki “Prof. Dr. Selim Arslan ve Ailesi” satıra sığmaz. Excel’de yan sütuna =UZUNLUK(B2) yazın (İngilizce sürümde =LEN(B2)) ve listeyi bu sütuna göre büyükten küçüğe sıralayın; en uzun isim en üste gelir. Tasarımı bu isimle ve en kısa isimle deneyin. Uzun bir isimde yazının küçülmesine mi, iki satıra inmesine mi izin verileceğine baştan karar verin.

İsim alanını kesim çizgisinden uzakta, güvenli alanın içinde tutun; taşma payı ve güvenli alan yazımızda ölçüleri bulabilirsiniz. Davetiyelerde sık kullanılan süslü yazı tiplerinde ğ, ş, ı ve İ harflerinin bulunup bulunmadığını da mutlaka deneyin.

5. Kağıt ve zarfı birlikte seçin

Davetiyede 200–250 gr/m² kuşe ya da fantezi kağıt yaygındır. Dokulu fantezi kağıtlar elde güzel bir his bırakır, ama derin dokuda çok ince ayrıntılar pürüzsüz kağıttaki kadar eşit çıkmayabilir; isim ince bir el yazısı fontuyla basılacaksa bunu göz önünde bulundurun. PrimeLink C9281 400 gr/m²’ye kadar kağıda basar, 350 gr/m²’ye kadar kağıdın iki yüzünü de otomatik basar. Seçenekler kağıt ve finisaj rehberimizde.

Davetiyenin ebadını seçerken zarfı da birlikte düşünün. Standart zarflardan birkaç örnek:

Davetiye ebadı	Zarf	Zarf ölçüsü
A6, 105 × 148 mm	C6	114 × 162 mm
A5, 148 × 210 mm	C5	162 × 229 mm
A4’ün üçte biri, 99 × 210 mm	DL	110 × 220 mm

6. Baskıdan önce bir kopya prova

Listenin tamamı basılmadan önce birleştirilmiş sonucu kontrol edin ve bir örnek kopyayı onaylayın. Provada özellikle en uzun isme, bir çifte, bir aileye, Türkçe karakterli bir isme ve listenin ilk ve son satırına bakın. Liste satır sayısının sipariş adediyle tuttuğundan da emin olun.

Sık yapılan hatalar

• Listeyi kişi başına kurup aynı eve birden fazla davetiye göndermek
• “Sayın”ı hem tasarıma hem listeye yazmak
• Türkçe karakterleri eksik bir liste ya da UTF-8 seçilmeden kaydedilmiş, harfleri bozulmuş bir CSV göndermek
• Aynı listede farklı yazım biçimleri kullanmak: kimi isim büyük harfle, kimi “Bey” ya da “Hanım” ile
• Tasarımı kısa bir örnek isimle yapıp uzun isimleri denememek
• Liste kesinleşmeden baskıya geçmek: sonradan eklenen isimler için ayrı bir baskı gerekir
• Provayı atlamak

Masa kartı ve zarfa isim

Aynı liste davetiyeyle sınırlı kalmak zorunda değil. Değişken veri baskısı, masa numaralı yer kartlarında ve zarfın üzerine misafirin adını ve adresini basmakta da yaygın olarak kullanılır. Bunun için listeye bir “Masa” sütunu ya da zarf için ayrı bir “Zarf adı” sütunu eklersiniz. Böyle bir ek düşünüyorsanız teklif isterken belirtin; kart ve zarf seçeneklerini birlikte netleştirelim.

Listeniz hazırsa

Tasarımınızı PDF, misafir listenizi Excel ya da CSV olarak WhatsApp’tan 0532 312 16 91 numarasına belge olarak gönderebilirsiniz. Mesajınıza adedi, ebadı ve kağıt tercihinizi de yazın. Teklif almak ya da bize başka bir yoldan ulaşmak için teklif sayfasından yazabilirsiniz.